| Круг обязанностей: |
Принимает документы. Проверяет корректность оформления служебных записок, приказов, договоров и писем. Если не хватает подписи или даты — возвращает на доработку.
Регистрирует и нумерует. Вносит каждый документ в журнал или электронную систему —например, «1С:Документооборот». Также присваивает документам индекс и указывает ответственных за исполнение.
Оформляет документы от руководства. Может заниматься подготовкой проектов документов по поручению руководства. Например, набрать текст приказа или другого документа.
Сортирует и архивирует. Раскладывает документы по категориям: кадровые, финансовые, юридические, отчётные. Формирует дела и отправляет в архив — как бумажный, так и цифровой.
Контролирует сроки. Отслеживает, когда нужно сдать отчёт в налоговую, когда заканчивается договор с поставщиком, когда сотрудник должен предоставить справку.
Подготавливает документы к проверкам. По запросу руководства или контролирующих органов быстро находит нужные папки, составляет описи, делает копии.
Обучает сотрудников. Проводит инструктажи по правилам оформления документов и работе с электронным архивом.
|
